Por Ariel González

En la medida que la toma de decisiones basadas en los datos que producen los sistemas de información en las organizaciones se incrementa, de esa misma forma se torna imperativo el contar con una función que garantice las entradas correctas de los datos, así como su debido aseguramiento de calidad.

Como indica Marc Andreessen ‘the software is eating the world’, queriendo exponer la alta incidencia que están teniendo los sistemas de información en toda actividad humana y en las organizaciones. Las operaciones empresariales se están basando en soporte de software y allí logrando eficiencia. A partir de esta eficiencia, vienen las decisiones para dar el siguiente paso: ventajas comparativas, aumentos de ingresos, reducción de gastos y costos, aumento de market share, entre otras. Ya para esta fase, el buen uso de los datos es fundamental.

La sorpresa que generalmente obtenemos es que, al momento de requerir niveles más avanzados de reportes e indicadores, se nos presenta un escollo importante y es que muchos de los datos o parámetros que ingresamos al software, están desactualizados o son incorrectos. Esto realmente retrasa toda iniciativa para continuar con niveles más avanzados de apoyo a nuestro modelo de gestión empresarial.

En este proceso de realizar una especie de operaciones quirúrgicas a los datos, tenemos mucha grasa que debemos eliminar o tonificar los músculos, haciendo un símil a un proceso Fitness.

¿Qué generalmente encontramos en los datos?

• Malas estructuras sobre Divisiones Geopolíticas
• Clasificaciones inadecuadas de los Clientes
• Identificaciones de Artículos con pocos atributos, aquellos que son básicos
• Clientes con Direcciones incorrectas
• Falta de atributos que permitan conocer a los Clientes y Prospectos
• Transacciones que no se deben considerar
• Uso de campos para otros fines para los que fueron creados
• Entre otros aspectos

Como podemos observar, a nivel básico, los primeros hallazgos provienen de una libertad y falta de control en cuanto a la captura de un sin número de parámetros o atributos que en un momento parecían no ser de interés, pero que en la medida que se requieren modelos de gestión más avanzados serán necesarios y no están disponibles.

¿Qué podemos hacer para mejorar la calidad de datos?

Se tienen un sin número de acciones que desarrollar para ir mejorando paulatinamente la calidad e integridad de los datos. Iremos indicando algunas de ellas, pero independiente de las mismas, lo que consideramos como la acción más importante, es asignar la función de Gestor de Datos a una estructura o persona en la organización. Esta función es de vital importante ya que será el responsable de velar por que, primero se realicen las actividades que mencionaremos y en segundo plano evitando que se deterioren los datos luego de realizar el plan de mejora.

Funciones del Gestor de Datos:

1. Actualización y Corrección de datos:

• Realizar y mantener actualizado el inventario de todos los datos sensitivos que afecten procesos posteriores sobre calidad de datos;
• Coordinar y apoyar el desarrollo de los programas de actualización de los datos cuando estos requieren de involucrar diferentes áreas y procesos y algoritmos complejos;
• Dirigir los proyectos que requieren procesos externos para poder actualizar los datos, tales como encuestas, contactos con clientes, auditorias, entre otros.

1. Control Calidad e Integridad de Datos:

• Centralizar la captura de los principales parámetros comunes de datos, tales como: División geopolíticas, atributos de los clientes, de los artículos, entre otros;
• Entrenar al personal de captura de datos para que comprenda la importancia de una correcta captura y además desarrollar las capacidades y conocimientos para que estos puedan ingresarlos correctos desde la primera vez;
• Desarrollar de forma proactiva y reactiva procesos que validen integridades de datos;
• Desarrollar procesos de certificaciones de datos cuando existan procesos ETL (Extracciones, transformaciones y carga de datos) desde ERP hacia Datawarehouse (DWH);
• Apoyar y participar en los procesos de auditorías de datos.

¿Cuál es el Perfil del Gestor de Datos?

Si bien esta función la puede ocupar un Analista de Sistemas de Información podemos decir que cualquier profesión vinculada a gestión de procesos empresariales a nivel general pudiera muy bien ocuparla, claro que una pasión por soluciones tecnológicas sería preferible así como experiencias en la implantación de sistemas de información y auditoria de datos.

Proyectos de Business Intelligence (BI) y el Gestor de Datos:

Es altamente recomendable incluir dentro del proyecto de BI, ya sea durante o al finalizar el mismo la posición de Gestor de Datos. No tiene que ser una posición exclusiva para estar 100% del tiempo en estas labores, pero hoy en día es casi imperativo poder contar con esta función en la organización. Sus beneficios podrán apreciarse desde el momento en que se comiencen a resaltar las debilidades de los datos y los planes a nivel de gobernanza de datos que se vayan desarrollando. El estadio mayor es el desarrollo de todo un programa de gobernanza de datos.